Une méthodologie pour la conduite du changement en 4 grandes étapes

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La conduite d’un changement organisationnel est un processus à la fois long, complexe et progressif. Changer nécessite en effet une analyse approfondie de la situation de l’entreprise, une définition de ses besoins, des négociations avec les parties prenantes, l’élaboration d’un plan d’action, un accompagnement des équipes, un suivi de l’évolution des actions déployées… Découvrez les 4 grandes étapes qui caractérisent tout projet de conduite du changement !

Étape 1 – Le diagnostic organisationnel

Avant d’envisager de modifier quoi que ce soit dans une organisation, il est essentiel d’en comprendre le fonctionnement, la culture et les valeurs, de prendre connaissance de sa situation actuelle et d’avoir une vision précise des différents acteurs qui la composent. Cette pêche aux informations, qui permet de détecter les dysfonctionnements et les premiers axes d’amélioration, peut être effectuée par différents biais.

À l’issue de cette étape, il s’agit en fait de répondre à la question suivante : pourquoi l’organisation doit-elle changer ?

Intervenant dans le cadre d’un grand projet de transformation impliquant un grand groupe agroalimentaire, un de nos managers de transition a débuté son intervention par une série d’entretiens en compagnie des dirigeants du groupe, mais aussi des leaders business et fonctions de l’équipe en charge de la transformation.

 Les outils de découverte, de diagnostic et de visualisation : mind-mapping, approche Gemba (« aller voir sur le terrain »), QQOQCCP, diagramme Ishikawa, les 5 pourquoi, 7S de McKinsey, schéma fonctionnel…

Étape 2 – La définition d’une stratégie de changement

Après le « pourquoi », place au « comment » avec une étape dont la finalité est de trouver des solutions permettant d’atteindre l’objectif fixé, c’est-à-dire passer d’un état A (situation actuelle) à un état B (situation cible).

Pour y parvenir, on peut faire appel à la connaissance et à la créativité des personnes directement concernées par la problématique, par exemple dans le cadre d’une séance de brainstorming dirigée en équipe réduite. L’idée est moins de s’entendre immédiatement sur la solution idéale que de faire émerger un certain nombre d’options envisageables pour ensuite faire un choix en mettant en exergue leurs avantages, leurs inconvénients et leur efficacité au regard de l’objectif défini. Pour choisir la meilleure solution parmi les différentes options retenues dans le cadre d’une première sélection, on peut par exemple faire appel au diagramme de Pareto ou construire un arbre de décisions.

Le diagramme de Pareto, c’est justement l’outil qui a permis à l’un de nos experts du changement de déterminer des axes prioritaires parmi un nombre important de problèmes détectés au cours de l’une de ses missions chez un acteur majeur de l’industrie lourde.

De la solution choisie va ensuite découler un plan d’action dont la mise en oeuvre doit concourir à atteindre l’objectif fixé. La validation du plan d’action peut nécessiter le déblocage de résistances pouvant éventuellement apparaître chez certains collaborateurs. Il s’agit alors de rappeler la nécessité de recourir à la solution déterminée, en faisant preuve de la plus grande pédagogie.

C’est également à cette étape que le chef de projet procède à la distribution des responsabilités et à la répartition des tâches, en fonction des compétences et des expertises de chacun.

 Les outils de réflexion et de prise de décision : brainstorming, arbre de décisions, diagramme de Pareto, plan d’action, matrice de Goldratt…

Étape 3 – Le pilotage du changement

Les actions ont été décidées, les ressources définies, les objectifs communiqués, les équipes mobilisées… Il est désormais temps de déployer le plan de conduite de changement !

Outre le fait de s’assurer que le plan d’action est bien respecté, le rôle du responsable de projet est aussi d’accompagner les équipes en les aidant à franchir les obstacles et dénouer les inquiétudes qui pourraient à un moment ou un autre perturber la réalisation de leur mission.

Pour évaluer l’impact des actions mises en place et déterminer si les objectifs ont bien été atteints et dans quelle mesure ils l’ont été, il est essentiel de définir une série d’indicateurs clés de performance (ou KPI), qui peuvent être suivis dans un tableau de bord. En fonction de l’évolution de la situation, des actions correctives et réajustements peuvent éventuellement être entrepris.

Dans le cadre d’une mission réalisée au sein d’un groupe aéronautique, notre manager de transition a mis en place plusieurs nouvelles procédures dont un « morning briefing », destiné à faire le point sur les points bloquants rencontrés par les collaborateurs, et un management visuel, permettant aux équipes travaillant dans les ateliers de connaître à tout moment l’état d’avancement de l’ensemble des productions.

 Les outils du pilotage : KPI, tableau de bord, management visuel, cycle PDCA, méthode Kanban, diagramme de Gantt, diagramme PERT…

Étape 4 – La célébration du changement et son ancrage dans l’entreprise

Même si l’expert chargé du pilotage du projet de transformation est régulièrement amené à communiquer avec la direction pendant toute la durée du processus, tout projet de conduite du changement doit logiquement se terminer sur un reporting final, marquant la transformation effective de l’organisation.

Ayant pour fonction de mettre en lumière les résultats de la stratégie de changement adoptée par l’entreprise, ce document ne doit surtout pas passer sous silence les actions qui n’auraient éventuellement pas fonctionné comme prévu, afin de maintenir les collaborateurs dans un état de vigilance et leur permettre de conserver leur motivation.

Après le transfert de l’activité d’une entreprise (appartenant au secteur automobile) vers un nouveau site entièrement automatisé, et le déploiement d’une nouvelle organisation d’exploitation, un manager du réseau Managers en Mission a conclu sa mission en réalisant un reporting destiné au Directeur Supply Chain de la société afin de lui permettre de prendre rapidement le relai après son départ.

Pour consolider les nouvelles pratiques et ainsi ancrer le changement à tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation, il est également important de fêter dignement l’atteinte des objectifs en compagnie des équipes, quel que soit le rôle qu’elles aient pu jouer au cours du projet.

 Les outils du reporting : Oracle Report, Cognos, Pentaho, SAP Crystal Reports, Microsoft Excell, Power Bl, Bime Analytics, Business Object…

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 Pour découvrir et approfondir l’ensemble des outils, nous vous invitons à vous rendre sur l’article suivant  56 méthodes d’amélioration continue pour gagner en performance