Optimiser la collaboration à distance entre les équipes

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Actuellement, le contexte de pandémie favorise le travail à distance : près de 2 Français sur 3 souhaitent télétravailler davantage depuis la fin du confinement et certaines entreprises ont instauré le télétravail jusqu’en 2021 ! La collaboration à distance induit un changement des pratiques managériales, afin d’optimiser la cohésion de groupe et l’esprit d’équipe. 

Les enjeux liés à la collaboration à distance en entreprise

L’activité économique a désormais repris en France, mais un certain nombre de collaborateurs n’ont pas repris le chemin de l’entreprise. En effet, certaines sociétés ont décidé de privilégier le télétravail pour les salariés qui le pouvaient, tandis que d’autres sont sur site ou en chômage partiel. Les managers doivent gérer cet ensemble de collaborateurs aux statuts différents, en prenant en compte les spécificités de chacun pour que personne ne se sente abandonné, en particulier les télétravailleurs. De nouveaux leviers de coopération doivent alors être mis en oeuvre pour conserver un contact et collaborer efficacement à distance.

Plusieurs enjeux sont à prendre en compte pour les managers de transition

→ connaître les contraintes de chacun pour y répondre ;

→ partager des enjeux communs et fédérer des actions ;

→ mettre en place des permissions et des limites pour structurer le travail à distance ;

→ échanger régulièrement à distance par le biais d’outils collaboratifs ;

→ se rendre disponible pour ses collaborateurs ;

→ adopter une agilité organisationnelle ;

→ favoriser les feedback.

Comment adapter ses pratiques managériales ?

Faire confiance et favoriser l’autonomie

En télétravail, vous aurez moins de visibilité sur la réalisation des tâches. Il vous faut donc lâcher prise, déléguer et faire confiance à vos collaborateurs. Ces derniers ont besoin de davantage d’autonomie et de trouver leur propre organisation de travail. Vous devez par contre adopter un mode de management par objectifs, axé sur l’évaluation et les résultats. 

Apporter plus de soutien managérial 

En travaillant de chez soi, les collaborateurs risquent d’être moins motivé. En tant que manager, il est de votre ressort de favoriser leur engagement et leur motivation par des actions collaboratives, même à distance. Soyez également à l’écoute : certains rencontrent peut-être des difficultés à utiliser les outils virtuels ou sont déprimés et angoissés. Même à distance, vous devez repérer les risques psycho-sociaux. 

Favoriser le feedback et la transparence 

Si le feedback est essentiel au bureau, il est encore plus important à distance ! Le besoin de reconnaissance des salariés est plus fort lorsqu’ils sont isolés. Faites-leur régulièrement des retours et donnez-leur des pistes d’amélioration pour les engager davantage. La transparence est également importante en temps de crise, pour créer de la confiance. Les télétravailleurs peuvent avoir l’impression d’être mis à l’écart, c’est pourquoi vous devez les tenir au courant de ce qui se passe au sein de la société, grâce à des réunions virtuelles hebdomadaires, par exemple.

Les stratégies de travail collaboratif à distance

Mettre en place des routines

Pour collaborer efficacement à distance, la première chose à mettre en place, ce sont les routines. Cela permet de rythmer les journées de travail avec des contacts réguliers et adaptées aux besoins de l’équipe. A distance, les points informels autour de la machine à café n’ont plus lieu : vous devez organiser une courte réunion quotidienne, chaque matin pendant 10 minutes si vous le pouvez. De cette façon, chaque collaborateur peut s’exprimer sur ses avancées, ses difficultés, son ressenti, etc. C’est aussi l’occasion pour vous de donner quelques directives et de faire le point sur les tâches de chacun. 

En plus de ces réunions régulières, des points individuels doivent aussi être mis en place chaque semaine, sur une durée d’environ 30 minutes. Chaque membre de votre équipe se sentira alors écouté et épaulé. Vous pourrez savoir ce qu’il fait, donner votre feedback, lui affecter de nouvelles missions, l’aider s’il rencontre des difficultés avec un outil et même aborder des problèmes personnels s’il en ressent le besoin. La période de crise sanitaire doit favoriser l’empathie !

➡️ Aller plus loin : Mener une réunion à distance efficacement

Utiliser des outils communs

Chaque collaborateur a ses propres outils et ses préférences. Cependant, à distance, il est nécessaire que toute l’équipe utilise les mêmes outils collaboratifs pour communiquer de façon fluide et transparente. Pour cela, vous devez choisir les solutions les plus adaptés aux usages de l’entreprise et aux capacités des salariés. S’ils ne sont pas très digital-friendly, inutile de multiplier les outils complexes. Privilégiez un seule solution tout-en-un facile à prendre en main ou accompagnée d’une formation. 

Utiliser la méthode Agile

A distance, il est nécessaire de désigner un collaborateur chargé de gérer les flux de travail et suivre l’avancement des projets collectifs : souvent, c’est au manager qu’incombe cette tâche. C’est exactement le rôle du Scrum Master dans une équipe agile, avec des projets qui se créent petit à petit. Le cadre de travail à distance doit être plus structuré pour que chacun trouve sa place et avance efficacement. 

➡️ Aller plus loin : Agilité ne veut pas dire désorganisation

Focus sur l’onboarding

Comment recruter et intégrer de nouveaux salariés, alors que l’entreprise entière est en télétravail – y compris la nouvelle recrue ? L’onboarding à distance peut être difficile à mettre en place et on peut se demander s’il est réellement efficace. 

A titre d’exemple, Buffer a développé un onboarding à distance en 2014, appelé le système des buddies. Chaque nouveau salarié se voit attribuer 3 parrains et marraines au sein de l’entreprise pour l’intégrer : le buddy-leader, le buddy-rôle et le buddy-culture. 

Le buddy-leader est un collaborateur expérimenté qui saura initier les recrues aux valeurs de l’entreprise, qui pourra répondre aux questions de carrière, comme un manager.

Le buddy-rôle aidera le nouveau salarié à trouver sa place et son rôle au sein de l’entreprise. C’est un collaborateur qui effectue généralement le même travail que la recrue, pour pouvoir répondre aux questions techniques. 

Le buddy-culture est un membre senior de la société qui connaît bien sa culture, sa stratégie et sa vision long-terme. 

Ce système des buddies est également utile après l’onboarding, durant tout le parcours du salarié au sein de la société. Cela leur permet aussi de nouer des relations plus rapidement, avec des professionnels variés. 

Quelques outils de collaboration à distance

Pour travailler efficacement à distance, quelques outils collaboratifs sont nécessaires. Voici ceux que l’on vous conseille : 

Slack : c’est une plateforme de communication collaborative, autant utile pour les discussions de groupe que pour les discussions individuelles, sous forme de salons. 

Trello : c’est un outil de gestion de projet en ligne, qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableaux et de cartes intégrées. Il est possible de l’utiliser seul ou de façon collaborative avec son équipe pour attribuer des tâches aux membres.

→ Un outil de visioconférence comme Skype, Zoom ou Google Meet : des outils de visioconférence sont indispensables pour les réunions et les points à distance. Choisissez celui qui est le plus adapté à votre entreprise et à vos besoins.

Klaxoon : c’est une suite d’outils collaboratifs en ligne pour dynamiser les réunions virtuelles et les échanges entre les participants.