Sur votre espace de travail, tous vos documents sont entassés et lorsque vous en cherchez un, vous mettez 5 minutes à le retrouver ? Vous aimeriez avoir un bureau propre, bien rangé qui favorise votre efficacité ? Optez pour la méthode 5S dont l’objectif est d’améliorer votre environnement de travail grâce à une meilleure organisation.
Définition de la méthode des 5S
La méthode des 5S est une pratique d’optimisation des conditions de travail en assurant l’organisation, la propreté, le rangement et la sécurité d’un espace de travail. C’est une méthode de gestion d’origine japonaise, créée pour la production des usines Toyota. Les 5S sont les initiales en japonais des cinq étapes indispensables pour rationaliser les tâches :
- Seiri : Débarrasser
- Seiton : Ranger
- Seiso : Nettoyer
- Seiketsu : Standardiser
- Shitsuke : Discipliner et éduquer
Seiri – Débarrasser
Cette première étape consiste à éliminer de votre environnement de travail tout ce qui n’y a pas sa place ou n’est pas utile à votre tâche actuelle. Il est important de libérer votre plan de travail de tous les documents, dossiers, outils et accessoires inutiles pour gagner du temps et limiter les risques d’erreur. Les autres éléments doivent être jetés, archivés ou rangés.
Voici la démarche à suivre pour hiérarchiser le matériel de travail :
- tout ce qui ne sert pas ou plus depuis 1 an doit être jeté ou recyclé ;
- tout ce qui sert moins d’une fois par mois est archivé ou rangé à l’écart de l’espace de travail ;
- tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est rangé à proximité de l’espace de travail (dans une armoire par exemple) ;
- tout ce qui sert moins d’une fois par jour est rangé sur le poste de travail ;
- tout ce qui sert moins d’une fois par heure est à portée de main ;
- tout ce qui sert au moins une fois par heure est sur l’opérateur.
Cette méthode s’applique très bien en usine mais vous pouvez l’adapter à votre environnement de travail. Cela peut aussi servir pour ranger votre ordinateur, en fermant les onglets ouverts qui n’ont pas de lien avec votre tâche actuelle, par exemple. Cela augmente votre concentration et élimine les interruptions.
Seiton – Ranger
Ensuite, il faut ranger le matériel de travail de façon rationnelle. Chaque objet a une place définie et y est rangé lorsqu’il n’est pas utilisé. L’environnement de travail doit être aménagé de sorte d’éviter les pertes de temps et d’énergie, en ayant à portée de main les fournitures et dossiers dont on a le plus besoin pour la tâche en cours.
Définissez également les règles de rangement des dossiers : par ordre alphabétique ? par thématique ? par application ? Ce rangement doit être évident pour vous.
Seiso – Nettoyer
Après avoir débarrassé et rangé votre espace de travail, il est important de le nettoyer régulièrement. L’étape de nettoyage est aussi une étape d’inspection, pour vérifier que tout est bien rangé ou fonctionne toujours. Si un appareil ne fonctionne plus, remettez-le systématiquement en état : cela fait aussi partie du Seiso.
Si cette étape est grandement utile dans une usine pour vérifier l’état des machines et les nettoyer, il est bien plus agréable de travailler sur un bureau propre et bien rangé.
Seiketsu – Standardiser
Vous avez appliqué les 3 premières étapes : c’est très bien ! A présent, il faut standardiser ces règles de débarras, de rangement et de nettoyage car le désordre revient vite. Il est dans votre intérêt d’élaborer des procédures efficaces pour maintenir l’ordre et la propreté tous les jours.
Shitsuke – Discipliner & éduquer
La méthode des 5S est performante lorsqu’elle est rigoureusement contrôlée. Il faut appliquer les 5S avec discipline, dans une dynamique de progrès pour sans cesse améliorer son environnement de travail. A l’échelle d’une entreprise, vous devez établir une politique interne qui appuie la méthode 5S afin de la faire adopter par vos collaborateurs.
Enjeux d’un environnement optimisé pour l’entreprise
La méthode 5S a été développée par le groupe Toyota afin d’optimiser l’environnement de travail de chaque employé. Le désordre n’a plus sa place sur les postes de travail et tous les documents se retrouvent facilement.
Un environnement optimisé permet de :
- travailler plus rapidement et plus efficacement ;
- réduire les accidents de travail dans les ateliers ;
- se concentrer sur sa tâche en cours ;
- perdre moins de matériel ;
- avoir un environnement de travail propre et agréable ;
- gaspiller moins de temps et d’énergie ;
- améliorer la qualité finale de la production et des projets.
Applications des 5S
A l’origine, la méthode 5S a été conçue pour mieux organiser les ateliers de production des usines Toyota. Cet outil de gestion est aujourd’hui utilisé pour tous les espaces professionnels : services, bureaux… La méthode est bénéfique pour les petites, moyennes et grandes entreprises.
Mise en oeuvre de la méthode
La mise en œuvre de la méthode 5S doit être participative. Elle nécessite l’investissement de tous les niveaux hiérarchiques pour impliquer les collaborateurs. L’environnement de travail de chacun doit être pris en compte pour que la méthode des 5S soit efficace. Il faut se baser sur son expérience, ses contraintes quotidiennes et ses idées d’amélioration pour la déployer et surtout, s’y tenir dans la durée. De ce fait, cette méthode permet de responsabiliser les collaborateurs dans l’amélioration de l’organisation de leur environnement de travail.
La mise en œuvre n’est cependant pas toujours évidente, car elle nécessite de changer des pratiques parfois bien ancrées dans l’entreprise. Les 5S ne sont efficaces que dans un esprit collaboratif afin que tous les collaborateurs adhèrent à la méthode.
Profil de l'auteur :
Denis Rossin | Managing Partner & Manager de Transition
Mail : denisrossin@managersenmission.com
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