Optimiser ses réunions pour gagner en efficacité

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Lorsqu’on vous parle de réunion, vous êtes blasé d’avance ? Pourtant, en tant que manager de transition, vous devez organiser des réunions avec vos équipes. Les réunions restent de formidables outils de management, idéales pour suivre l’avancement des projets. Pour mieux les vivre, il faut les rendre plus efficaces ! Managers en Mission vous livre ses conseils pour optimiser vos réunions et gagner en efficacité. 

Les clés d’une réunion efficace

Préparer l’ordre du jour

Afin de préparer la réunion, réservez-vous du temps dans votre agenda sur une ou plusieurs heures selon l’importance de celle-ci. Vous devez être concentré pour préparer un ordre du jour précis, selon vos attentes et celles de votre équipe. N’hésitez pas à le partager en avance aux participants afin qu’ils puissent se préparer également. 

Planifier la réunion

Ensuite, vient le moment de planifier la réunion : choisissez une date qui convient au maximum de participants et réservez une salle suffisamment grande. Suivez régulièrement qui participe à la réunion et qui ne participe pas afin de vous organiser au mieux.

Partager des supports

Avant la réunion si possible, partagez des supports utiles aux participants : cela peut être un document, un Powerpoint ou un graphique qui les aidera à mieux appréhender le sujet de la réunion et être davantage préparé. Lorsqu’on découvre un document pendant une réunion, on a tendance à y passer beaucoup de temps et cela fait perdre du temps à tout le monde. Autant les envoyer en amont. 

Tenir la réunion

Le jour J, il ne vous reste plus qu’à tenir la réunion et veiller à ce que les objectifs que vous avez fixé soient atteints : connaître l’avancement de chacun sur un projet, prendre une décision commune, partager des informations importantes, etc. 

Effectuer un suivi

Pour être efficace, la réunion ne doit pas en rester là : effectuez un suivi auprès de chaque participant pour faire le point sur les tâches qui leur ont été attribuées et leur avancement. Un e-mail suffit : pas besoin de faire de nouvelle réunion pour cela !

Nos meilleurs conseils pour conduire une réunion avec efficacité

Définir une liste de participants : ils doivent avoir les compétences suffisantes par rapport au sujet de la réunion ou être décisionnaire. Faites une liste avec le rôle de chacun et la raison de sa présence, et envoyez-la à tous les participants en amont. 

→ Au début de la réunion, définissez un secrétaire qui prendra des notes tout au long de la réunion. Il sera également chargé de rédiger un compte-rendu et de l’envoyer à chaque participant après la réunion.

Préparez votre matériel à l’avance : ordinateur, projecteur, powerpoint, paperboard…afin de vous assurer que tout fonctionne correctement et ne pas perdre de temps au début de la réunion.

→ Pendant la réunion, affichez l’ordre du jour, l’objectif, le plan et la durée afin que chacun se repère. 

→ En cas de débordement, c’est votre rôle de recentrer les discussions et de répartir le temps de parole de façon égale entre les participants. Il ne faut pas qu’un participant s’octroie tout le temps de parole et empêche les autres de s’exprimer.

→ A la fin de la réunion, faites une synthèse orale en résumant les points clés abordés et les actions à mener : quelles sont les tâches de chacun, pour quand, comment se fera le suivi, etc. 

Comment mener une réunion à distance ?

Vous avez besoin de faire une réunion à distance parce que vos équipes sont réparties dans plusieurs villes ou pays ? Ces réunions virtuelles doivent également être optimisées pour une productivité maximale.

Vous devez d’abord choisir le bon outil de visioconférence : Skype, Google Meet, Zoom… optez pour un outil qui répond à vos contraintes, un grand nombre de participants par exemple. 

Comme pour une réunion en présentiel, préparez en avance l’ordre du jour et votre matériel afin de vous assurer que tout fonctionne (caméra, micro…). Demandez aux participants de faire de même 5 minutes avant le début de la réunion.

Si le sujet de la réunion est complexe, collectez les questions de chacun en amont via un outil de questions/réponses, pour préparer vos réponses en avance et gagner du temps pendant la réunion.

Engagez les participants avec des quizz ou des votes afin que tous se sentent concernés par le sujet et puissent donner facilement leur avis, même s’ils n’osent pas prendre la parole.

Outils et méthodes pour améliorer l’efficacité d’une réunion

Méthode TOP

La méthode TOP consiste à expliciter ces trois éléments : 

  • T = Thème de la réunion
  • O = Objectif à atteindre à la fin de la réunion
  • P = Plan à définir avec l’ordre du jour et les points à aborder

Cela vous donne un plan à suivre et à respecter pendant la réunion. Vérifiez que vous avez bien atteint votre TOP en fin de séance.

Méthode Pecha Kucha

Le Pecha Kucha est une méthode japonaise qui permet de présenter un produit, une idée ou un projet dans un laps de temps limité : en 6min40 ! La présentation orale est accompagnée d’une projection de 20 images ou diapositives de 20 secondes chacune. C’est une façon efficace et originale de capter rapidement l’attention de l’auditoire et laisser une bonne impression.

Stand-up meeting

Le stand-up meeting, ou réunion debout en Français, est une méthode très simple : les participants doivent se tenir debout, en cercle, de manière informelle. L’échange se fait entre tous, chacun leur tour. Le temps dévolu aux stand-up meetings est court, entre 5 à 15 minutes seulement. Pour faciliter le respect du temps de parole, vous pouvez utiliser un objet qui passe de mains en mains : seul celui qui tient le témoin peut s’exprimer, avant de le faire passer à un collègue.

Reverse brainstorming

Contraire du brainstorming, le Reverse brainstorming prend le contre-pied d’une question classique dans le but de réfléchir différemment. Commencez par définir la question à résoudre, par exemple “Comment augmenter la satisfaction client ?”. Ensuite, retournez-la : “Comment diminuer la satisfaction client ?”. Vous verrez qu’il sera bien plus facile d’y répondre ! C’est une méthode pertinente lorsque vous manquez d’idées créatives ou faites face à un problème complexe.