Matrice d’Eisenhower : prioriser et gagner du temps

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Gagner du temps : c’est le rêve de bon nombre d’entre nous ! En entreprise comme dans le quotidien, le temps nous manque trop souvent. Lorsqu’on est manager, il est essentiel de maîtriser son emploi du temps pour la gestion de ses projets et de ses équipes. La matrice d’Eisenhower est un outil qui vous permettra de gérer vos tâches méthodiquement afin d’être plus productif.

Matrice d’Eisenhower : définition

L’histoire raconte qu’une phrase est à l’origine de la matrice d’Eisenhower. 

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». 

Cette citation, nous la devons à Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis. Il fait la différence entre urgence et importance, et c’est cette distinction qui va permettre de classer les tâches afin de les prioriser et de les planifier. 

Distinguer l’urgence de l’importance :

➜ Ce qui est urgent requiert une attention immédiate et ne pas l’exécuter a souvent des conséquences directes.

➜ Ce qui est important fait référence aux tâches qui permettent de créer de la valeur ajoutée et de réaliser un objectif.

À quoi sert la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps développé pour faciliter la priorisation et la planification des tâches. L’objectif ? Apprendre à faire les bons choix pour gagner en productivité.

Les plans ne sont rien ; c’est la planification qui compte.” Dwight David Eisenhower

Cette seconde citation vient préciser la pensée de son auteur. Le principe d’Eisenhower est destiné à organiser et planifier toutes les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. On a tendance à confondre urgence et importance et, surtout, à penser que ce qui est urgent est important. Or, nombre de tâches sont urgentes, car, passé un certain délai, les conséquences peuvent être fâcheuses, mais elles ne sont pas importantes pour autant. Il est essentiel de maîtriser cette nuance pour mettre en pratique la matrice correctement. 

matrice Eisenhower

Présentation de la matrice d’Eisenhower

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet. Dans cette méthode, toutes vos tâches doivent être classées selon un ordre de priorité et d’importance. 

On distingue quatre catégories de tâches :

  1. Les tâches importantes et urgentes
    Lorsque l’urgence et l’importance des tâches ne font pas de doute, elles sont évidemment à traiter en priorité. Il s’agit le plus souvent des tâches qui vont vous aider à atteindre vos objectifs et qui auront des conséquences immédiates si vous ne les réalisez pas dans les temps. Trop de tâches remises au lendemain finissent par se retrouver dans cette première catégorie, mais une estimation juste et une bonne planification doivent vous permettre d’arriver à une répartition plutôt équilibrée entre les quatre catégories.
    Exemple : la réparation d’un serveur informatique tombé en panne ; le directeur de l’entreprise vous confie une tâche à réaliser immédiatement.
  2. Les tâches importantes mais pas urgentes
    Les tâches importantes mais non urgentes ne sont pas à exécuter immédiatement et peuvent donc être programmées dans le temps. Pour une bonne organisation et une meilleure productivité, vous devez les planifier avec justesse. Ce sont souvent celles qui nous aident le plus à avancer et sur lesquelles nous devrions investir de notre temps. Paradoxalement, ce sont les plus négligées, car on a tendance à faire passer l’urgence avant l’importance et à les reporter.
    Exemple : livrer un projet à votre client à une date définie, suivre une formation pour maîtriser un nouveau logiciel ; faire du sport pour se sentir bien dans son corps et dans sa tête.
  3. Les tâches urgentes mais pas importantes
    Il s’agit ici de toutes ces tâches qui ne sont pas importantes pour vous, mais qui le sont souvent pour les autres et nécessitent tout de même une attention immédiate. Si vous souhaitez vous débarrasser de ces tâches, n’hésitez pas à les déléguer au maximum lorsque cela est possible.
    Exemple : répondre au mail d’un collaborateur qui attend votre validation pour pouvoir avancer dans ses projets ; souscrire à un abonnement avant la fin de la période de promotion.
  4. Les tâches ni urgentes ni importantes
    Elles concernent tous les éléments qui viennent “parasiter” votre organisation, soit parce qu’ils vous font perdre du temps ou parce qu’ils vous stressent inutilement. Pour une fois, autorisez-vous à procrastiner, mais surtout, éliminez ces tâches de votre quotidien dès lors que c’est possible. Vous allégerez considérablement votre charge mentale professionnelle et pourrez mieux vous concentrer sur l’important.
    Exemple : lire un livre qui vous a été conseillé ; regarder les notifications sur votre smartphone (elles viennent souvent interrompre votre travail bien que ni l’urgence, ni l’importance en vaille la peine.)  

Nous avons naturellement tendance à nous focaliser sur les tâches urgentes même lorsqu’elles ne sont pas importantes. C’est pourtant l’importance qui devrait primer sur l’urgence. Grâce à la matrice d’Eisenhower, vous redonnez la priorité à ce qui est important pour vous et pour l’entreprise.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Vous avez souvent l’impression d’avoir été très actif voire stressé et, au moment de faire un bilan en fin de journée, vous réalisez qu’une fois de plus vous n’avez pas pu avancer sur votre projet comme vous l’espériez. Si vous rencontrez régulièrement ce cas de figure, alors la matrice d’Eisenhower est une solution à votre problème.

Application de la matrice d’Eisenhower en 3 étapes :


Lister
Énumérez toutes les tâches et actions que vous avez à réaliser. Vous pouvez, par exemple, le faire chaque matin ou chaque début de semaine.

Se questionner
Avant de les classer dans la matrice, posez-vous deux questions :

  • Quel est le degré d’urgence ? Fixez une date à laquelle cette tâche doit être impérativement exécutée.
  • Quel est le degré d’importance ? Demandez-vous ce qu’il se passera si vous ne faites pas cette tâche.

Classer

Vous avez attribué un degré d’importance et d’urgence à toutes vos tâches. Vous pouvez maintenant les hiérarchiser selon la méthode d’Eisenhower et les exécuter en tenant compte des priorités et du planning que vous avez établi. 

Quels outils utiliser pour mettre en place la méthode Eisenhower ?

Une todo-list, c’est bien, mais savoir par quoi vous devez commencer, c’est encore mieux. Voici trois outils vous aideront à lister, mais, surtout, à prioriser vos tâches.

Un tableur : il est tout à fait possible d’utiliser Excel et de classer vos tâches dans un tableau à quatre quadrants reprenant les quatre catégories vues précédemment. On peut pondérer la notion d’urgence (de très urgent à pas urgent) et la notion d’IMPORTANCE (de très important à pas important). Ce qui permet d’avoir un classement automatique des tâches plus fin.

Un outil de gestion de projet : la matrice d’Eisenhower peut assez simplement intégrer un outil de gestion de projet comme Trello. Vous avez d’ailleurs la possibilité d’importer un modèle de matrice Eisenhower afin de l’intégrer à vos propres tableaux.

Un outil de gestion des tâches : Todoist est un gestionnaire de tâches en ligne compatible avec cette méthode. Il vous permet d’attribuer un tag, une couleur ou une priorité à vos tâches, Ainsi, vous pouvez assigner l’urgent et/ou l’important et identifier rapidement quelles sont les tâches à prioriser, à planifier, à déléguer ou à abandonner.

Avantages et limites de la matrice d’Eisenhower

Les avantages de la méthode d’Eisenhower

  • Elle permet de mieux gérer son temps et de pouvoir s’organiser.
  • Elle rend plus productif grâce à une priorisation optimisée des tâches.
  • Elle facilite la prise de décision.
  • Elle s’applique aussi bien à la vie professionnelle qu’à la vie personnelle.
  • C’est un outil particulièrement efficace pour lutter contre la procrastination !

Les limites de la matrice d’Eisenhower

  • La différence entre urgence et importance n’est pas toujours simple à déterminer.
  • La notion d’importance est subjective et diffère d’une personne à l’autre. Ce qui vous semble très important, ne le sera peut-être pas autant pour votre collaborateur. 

Accessible à tous et simple en apparence, la méthode d’Eisenhower nécessite tout de même de la rigueur. Avec un peu de pratique et d’auto-discipline, la hiérarchisation de vos tâches vous permettra de mieux gérer votre temps et d’améliorer votre productivité.