Le management visuel pour faire face au travail hybride

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Pratique amenée à se développer dans les prochaines années, le travail hybride apporte de nouvelles problématiques auxquelles le management visuel est en mesure de répondre. Approche intuitive et résolument moderne, le management visuel permet de représenter et partager l’information, dans toute sa complexité, grâce à l’utilisation d’outils numériques faciles à déployer et accessibles au plus grand nombre.

➜ Définition du management visuel

Issu du monde anglo-saxon, le management visuel repose sur une représentation visuelle de l’information. Présentée sous forme de cartes heuristiques, de matrices ou de diagramme, l’information gagne en lisibilité et en accessibilité. Plus facile à appréhender, comprendre et à partager, elle favorise et simplifie la prise de décision des équipes.

Le management visuel, également nommé « gestion et organisation par la vue », s’inscrit dans la logique du Lean Management, dont la finalité est d’améliorer la flexibilité, la réactivité et la rentabilité de l’entreprise, ainsi que la satisfaction du client. Reposant sur des symboles, des images, des tableaux et autres éléments faciles à intégrer, le management visuel permet au cerveau de retenir plus d’informations et de façon plus efficace.

➜ Pourquoi utiliser le management visuel pour faire face au travail hybride ?

Placé sur le devant de la scène en 2020, durant les multiples périodes de confinements qui ont obligé à repenser leur organisation, le travail hybride est une nouvelle façon de partager son temps entre télétravail et présentiel. Une tendance en plein essor qui n’a toutefois pas manqué de se heurter à plusieurs obstacles. Outre les réticences qu’un changement si important peut susciter du côté du management comme des collaborateurs, le travail hybride implique également la mise en place de nouveaux outils destinés à assurer la continuité de l’activité et à favoriser la transmission de l’information.

Comme beaucoup d’entreprises ont pu l’observer, malgré l’existence de nombreux outils de communication comme le téléphone, l’email, le SMS ou la visioconférence, la distance a parfois tendance à compliquer la communication. Combien d’informations importantes se sont perdues dans le flot des discussions parasitées par les coupures intempestives d’une solution de visioconférence ? Combien de messages essentiels sont passés à la trappe à cause d’une boîte mail mal organisée ? Combien de collaborateurs pourtant très sérieux ont commis des erreurs préjudiciables en raison du manque de clarté d’une directive donnée par téléphone ? Les petites imprécisions et les gros malentendus causés par un problème de communication peuvent parfois ruiner les efforts de toute une équipe, d’où l’intérêt de s’appuyer sur des méthodes propices à clarifier les informations véhiculées, à l’image du management visuel !

En résumé, le management visuel permet :

  • De partager avec clarté les informations les plus importantes et leur donner du sens ;
  • De fluidifier et simplifier la communication entre les collaborateurs ;
  • De fournir une aide précieuse pour une prise de décision rapide ;
  • De faciliter le déploiement, le suivi et l’évaluation d’un plan d’action ;
  • De stimuler la créativité des collaborateurs et favoriser leur implication ;
  • De convaincre plus facilement ses interlocuteurs en mettant en valeur certaines informations-clés.

➜ Comment mettre en place le management visuel digital ?

Comme n’importe quelle autre démarche de ce type, la mise en œuvre d’un management visuel s’articule autour de plusieurs grandes étapes incontournables. Voici la méthodologie que nous vous conseillons de suivre pour favoriser le succès de cette approche dans un contexte de travail hybride.

  1. Définir les contours du projet

Après avoir constitué une équipe constituée des collaborateurs impliqués, il s’agit de déterminer la raison d’être du projet :

  • Quel est le thème concerné ?
  • Quels sont les objectifs visés ?
  • Quelles sont les compétences utiles des personnes impliquées ?
  • Quels sont les messages à partager et leur niveau de précision ?
  • Quelles sont les informations à prioriser ?

Comme nous l’avons vu, l’approche visuelle offre bien des avantages, mais elle ne fait pas de miracle pour autant. En d’autres termes : un projet mal cadré dès le départ aura toutes les chances d’échouer, quelle que soit la méthode utilisée !

2. Sélectionner des outils adaptés

Tableaux, matrices, cartes mentales… tous les outils proposés par le management visuel n’ont pas forcément la même pertinence, en fonction de l’objectif à atteindre. S’il s’agit de brainstormer sur un sujet en faisant appel à la créativité collective, il sera par exemple bien plus judicieux d’utiliser le mind mapping, alors que la méthode Kanban peut servir à suivre le déploiement d’un plan d’action et détecter rapidement les éventuels dysfonctionnements.

Une fois votre outil choisi, il conviendra alors de le configurer et l’adapter à la problématique concernée. Si l’entreprise est dotée d’un service communication, il peut être judicieux de collaborer avec ce dernier pour rendre le management visuel aussi efficace qu’attractif. Chaque élément doit avoir du sens. N’oublions pas que le but de cette approche est de rendre l’information plus digeste et accessible, et non l’inverse !

3. Former les collaborateurs

L’utilisation d’outils de management visuel ne va pas de soi pour tout le monde. Si l’intention de départ est de simplifier la mise en œuvre du travail hybride au sein de l’entreprise, il est important de veiller à ce que les outils utilisés dans ce cadre soient maîtrisés par toutes les personnes impliquées.

L’intérêt d’utiliser des outils numériques est que ces derniers s’accompagnent souvent d’aides et de tutoriaux qui peuvent répondre aux interrogations que se posent vos collaborateurs.

4. Définir les KPI à suivre

Les indicateurs clés de performance (KPI) vous permettent de suivre quasiment en temps réel l’efficacité de vos actions et de vérifier si les objectifs que vous vous êtes fixés ont bien été atteints. Inutile d’implémenter des dizaines d’indicateurs qui ne feraient qu’ajouter une couche d’informations inutiles alors que vous êtes plutôt dans une démarche d’économie. Sélectionnez une poignée de KPI en adéquation avec vos objectifs, intégrez-les à votre tableau de bord et assurez-vous de les suivre quotidiennement.

5. Vérifier le fonctionnement et ajuster

Avant de lancer votre management visuel, prenez le temps de le tester dans le cadre d’un Proof of Concept, en limitant son accès à un nombre restreint de personnes. N’hésitez pas à demander des retours d’expérience à vos collaborateurs pour pouvoir identifier à la fois ce qui fonctionne, ce qui manque, ce qui est mal présenté ou peu compréhensible et ce qui est en trop. Sur la base de ces enseignements, il ne vous reste alors plus qu’à ajuster vos outils pour permettre à tout le monde de gagner en efficacité !

➜ Les outils de management visuel

Le management visuel implique l’utilisation de plusieurs outils destinés à apporter une dimension visuelle aux informations. Il existe de nombreuses solutions qui permettent de sortir de l’approche purement linéaire ou littérale de l’information. Voici ceux qui doivent notamment retenir votre attention.

Mind Mapping

Le Mind Mapping, c’est l’art de cartographier des idées pour réfléchir sur une problématique précise, si possible de manière collective. Également nommée « carte mentale » ou « carte heuristique », cette méthode très appréciée permet de relier, hiérarchiser, ordonner et surtout visualiser des informations, parfois très nombreuses, en partant d’un noyau positionné au centre de la carte.

Lorsqu’il est bien utilisé, cet outil permet d’aborder des thèmes complexes qui nécessitent d’entrer dans un niveau de détail important. Outre les mots-clés, l’utilisation de pictogrammes et de codes couleur spécifiques favorise la compréhension et l’assimilation de l’ensemble.

Matrice d’Eisenhower

Conçue sur la base d’une citation attribuée à Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis, la matrice d’Eisenhower est un outil adapté à la prise de décision et à la priorisation des actions à mener. Divisée en quatre parties, la matrice contient deux axes : un premier axe horizontal qui détermine l’urgence de la tâche et un second axe, cette fois-ci vertical, qui représente l’importance de la tâche. Le principe est simple : positionner chaque tâche ou action en fonction de son niveau d’urgence et son importance dans le projet, dans l’une des quatre zones.

  • Zone A : les tâches à la fois urgentes et importantes, à réaliser en priorité ;
  • Zone B : les tâches importantes, mais peu urgentes, à planifier ;
  • Zone C : les tâches peu importantes, mais urgentes, à déléguer ;
  • Zone D : les tâches à la fois peu importantes et peu urgentes, à mettre de côté ou à abandonner.

Même si elle ne peut pas se suffire à elle-même, la matrice d’Eisenhower permet de prendre un peu de recul, notamment dans les moments de forte tension où il est difficile de se faire une vision objective de la situation.

Diagramme de GANTT

Couramment utilisé dans le cadre de la gestion de projet, le diagramme de Gantt permet de représenter l’état d’avancement de plusieurs tâches. Placées les unes au-dessus des autres, le long d’un axe chronologique, les tâches du projet peuvent être liées les unes aux autres, par le biais de liens de dépendance généralement représentés par des flèches.

Le diagramme de Gantt permet ainsi d’estimer la durée globale d’un projet, de fixer précisément des échéances, de connaître à tout instant qui est chargé de quoi, d’identifier les ressources nécessaires à l’accomplissement des différentes tâches, de prévenir les éventuels retards… En somme, c’est un outil très performant dont la gestion peut toutefois s’avérer rapidement complexe.

Kanban 

Apparu en 1950 dans la société japonaise Toyota, la méthode Kanban, qui signifie littéralement « étiquette », a traversé les pays et les décennies sans jamais perdre de sa popularité. Et pour cause ! Très simple à déployer, elle permet de suivre facilement l’état d’avancement d’un projet.

Prenant la forme d’un tableau, cet outil permet d’assurer le suivi de plusieurs tâches en parallèle. En général, le tableau dispose de trois colonnes : « à faire », « en cours » et « terminée » ; l’idée étant de déplacer la tâche d’une colonne à l’autre en fonction de son statut.

Traditionnellement, la méthode Kanban repose sur l’utilisation de tableaux blancs ou de post-it, mais certaines solutions plus modernes et surtout plus adaptées à des modes de travail hybride, comme Trello ou Asana, donnent l’occasion aux collaborateurs d’une même équipe de collaborer sur un tableau commun, directement en ligne.