Comment faire une visioconférence réussie ?

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Comme l’ont déjà pointé de nombreux articles, la récente période de confinement a été propice au développement du télétravail, et par extension, des visioconférences et autres réunions à distance. Un contexte très inhabituel durant lequel des entreprises encore peu à l’aise avec ces solutions ont dû plonger dans le grand bain avec précipitation… et ont parfois connu quelques ratés. Comment faire une visioconférence réussie ? Voici nos conseils !

Réussir sa visioconférence : les bonnes pratiques

Le secret d’une visioconférence réussie se situe principalement en amont, durant sa phase préparatoire. Il faut comprendre qu’une visioconférence, quel que soit son objet, répond à des règles quelque peu différentes de celles d’une réunion classique. Il s’agit certes de réunir plusieurs personnes pour échanger autour d’un sujet défini à l’avance, mais le facteur distance change beaucoup de choses.

✅ Les vérifications indispensables

Tout d’abord, le succès d’une visioconférence est totalement dépendant de la fiabilité du matériel et des logiciels utilisés par les participants. Avant même de travailler sur l’ordre du jour et de regrouper les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion, il est donc indispensable que vous preniez le temps de vérifier que tout fonctionne bien d’un point de vue technique, chez vous, mais aussi du côté des participants. Faites quelques tests et demandez à vos collaborateurs d’en faire de même pour ne pas perdre de temps le jour J.

Veillez également à choisir une solution logiciel/application adaptée à l’objet de la réunion et au nombre de participants. A minima, elle doit autoriser le partage d’écran. L’idéal est toutefois de choisir une solution assez complète et polyvalente, et de ne plus en changer, afin que chacun puisse se l’approprier avec le temps, et ainsi gagner en efficacité réunion après réunion.

🙋‍♂️ Attitude et bons réflexes

Bien qu’indispensable, la phase préparatoire de la visioconférence ne peut pas se suffire à elle-même. Distance oblige, la personne qui anime la visioconférence doit surtout redoubler d’efforts pour impliquer les participants. Cela passe notamment par la présentation de chacun (nom et rôle) en début de réunion et le rappel du nom de la personne qui s’apprête à intervenir pour éviter les incompréhensions. Il doit par ailleurs s’exprimer clairement, en prenant soin de bien articuler, à la bonne vitesse (ni trop lentement ni trop rapidement), et assez fort pour être le plus intelligible possible. De plus, l’animateur doit éviter de rester immobile, mais ne pas être trop brusque non plus dans ses mouvements, ce qui pourrait occasionner des saccades visuelles assez désagréables.

Pour impliquer davantage les participants, essayez aussi de les regarder « dans les yeux », c’est-à-dire en direction de votre webcam. Oui, on vous le concède, cela peut sembler difficile de prime abord, mais cela peut tout changer. Pour ne pas céder à la tentation de vous regarder parler (rassurez-vous, on a tous le même réflexe), désactivez votre miniature !

Autre point important : veillez à couper les micros des personnes qui n’interviennent pas pour éviter que tout le monde se coupe la parole, avec la latence perturbante et les temps morts que cela engendre. Par contre, pensez à les réactiver quand c’est le moment au risque de mettre vos collaborateurs dans l’embarras. De plus, si vous devez partager votre écran, vérifiez que rien de compromettant ne traîne sur votre bureau ou dans vos onglets de navigateur internet.

Enfin, si vous animez la visioconférence depuis chez vous, demandez à ne pas être dérangé, surtout si vous avez des enfants en bas âge, même s’il faut reconnaître que l’irruption imprévue de la progéniture d’un collaborateur dans le champ de vision de la caméra fait toujours son petit effet !

Comment réussir à créer du lien quand on est à distance ?

Beaucoup de professionnels se plaignent, souvent à raison, du manque de convivialité causé par le facteur « distance ». Le défi est loin d’être évident : comment susciter de l’enthousiasme et de l’engagement, alors que les participants se trouvent parfois à plusieurs centaines de kilomètres les uns des autres, devant une webcam rarement apte à retranscrire la richesse de leurs expressions et de leurs émotions ?

Tout d’abord, nous vous conseillons d’accueillir chaque participant individuellement avant le début de la réunion, sauf s’ils sont évidemment trop nombreux. Cela implique que vous vous connectiez quelques minutes en avance, ce qui vous permettra également de vérifier si tout fonctionne correctement.

De plus, il peut être intéressant d’autoriser les discussions sur le chat pour que chacun puisse partager ses impressions ou son avis, sans que cela parasite la discussion. Veillez toutefois à poser des règles claires pour que cela ne dégénère pas !

La carte de l’humour ne doit pas être négligée non plus, même si elle doit être utilisée avec énormément de parcimonie. Il s’agit surtout de toujours garder de vue l’objectif de la réunion. N’oubliez pas que vos collaborateurs ne sont pas là pour assister à un stand-up, mais bien pour avancer sur leur mission.

Terminons avec des idées développées par GitLab, « remote company » fonctionnant sur un modèle 100 % télétravail. Pour créer une cohésion d’équipe malgré la distance et entretenir la motivation de chacun, cette startup militante organise notamment des rituels, qui n’ont pas forcément de lien direct avec le travail : pause-café, déjeuners et apéros virtuels, conférences informelles, jeux à distance (karaoké, quizz, chasse au trésor…). Si vous voulez en savoir plus, GitLab a publié un article traitant de sa méthode pour créer une communication informelle dans un environnement 100 % à distance (article en anglais). 

Quels sont les pièges à éviter pour réussir votre visioconférence ?

Si le principe de la visioconférence ne date pas d’hier, il est en revanche loin d’être ancré dans les habitudes de tout le monde. Nombre de professionnels ont en effet été contraints de prendre le train en marche, ce qui a forcément causé quelques errements. Voici les erreurs les plus communément rencontrées que vous devez absolument éviter :

  Considérer la visioconférence comme une réunion classique. Comme indiqué précédemment, la distance requiert la mise en place de procédures spécifiques.

  Ne pas tester le logiciel et le matériel en amont : une erreur classique qui peut ruiner votre réunion et agacer tout le monde.

  Obliger tout le monde à mettre en route sa webcam alors que l’audio peut largement suffire.

  Ne pas sécuriser l’accès : pour des raisons assez évidentes de confidentialité, faites en sorte que n’importe qui ne puisse pas accéder à votre réunion.

  Mal positionner votre caméra : personne n’a envie de passer 1h30 à regarder votre front ou votre oreille droite en gros plan.

  Trop se mettre la pression : dans le contexte actuel, chacun fait avec les moyens du bord. En d’autres termes, personne ne vous en voudra s’il y a quelques couacs !