Réussir sa transformation digitale par la conduite du changement

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A mi-2020, 70% des grandes entreprises et 53% des PME avaient engagé leur transformation digitale, selon IDC France. Une transformation rendue nécessaire par la crise sanitaire et les confinements successifs, obligeant notamment les salariés à télétravailler. Pour réussir cette transformation digitale, une bonne conduite du changement est indispensable afin de favoriser son adoption par les équipes. Le manager de transition est la personne idéale pour conduire ce type de changement.

► Enjeux de la transformation digitale pour une entreprise

La transformation digitale est un processus qui nécessite de repenser l’organisation de l’entreprise, afin d’intégrer les nouvelles technologies numériques. Le but est d’optimiser les processus internes afin d’accroître la performance de la société. C’est parfois un profond renouveau pour l’entreprise. 

Cette transformation digitale est plus que jamais une nécessité depuis la crise sanitaire du Covid19 qui a obligé les entreprises à entamer cette transformation dans l’urgence. La majeure partie des initiatives a impliqué la mise en place de logiciels comme des outils de gestion de la relation client (CRM), des outils de planification et d’élaboration budgétaire (EPM), des outils d’analyse data, des outils de marketing automation, des outils de collaboration, etc. Certaines entreprises se sont également lancées dans le e-commerce en créant une boutique en ligne. 

En quoi la conduite du changement est-elle la clé d’une transformation digitale réussie ?

Face à la crise sanitaire, les entreprises ont été contraintes de revoir leur fonctionnement, leur organisation ou même leurs offres. L’équilibre en entreprise n’a jamais été aussi instable. Le changement fait peur et les équipes peuvent rejeter les nouveaux outils digitaux du fait d’une mauvaise communication interne ou d’un manque d’écoute. La plus petite modification peut créer une crise sans précédent. Les répercussions d’une transformation digitale peuvent néanmoins être anticipés avec une bonne méthode de conduite du changement.

La conduite du changement correspond à l’ensemble des opérations menées au sein d’une organisation afin de lui permettre de s’adapter à l’évolution de l’environnement. Un plan de conduite du changement doit prendre en compte les facteurs organisationnels, financiers, techniques, juridiques, humains et les résistances au changement. La conduite du changement facilite la mise en œuvre des modifications dans l’entreprise en limitant au maximum les freins. L’objectif est que le changement s’opère de façon naturelle et pérenne, sans retour en arrière. Elle est particulièrement utile pour une transformation digitale d’entreprise

Les résistances à la conduite du changement

Selon la Harvard Business Review France, 75% des mesures de changement se terminent par un échec ou des abandons en cours de route. La mise en place d’un nouvel outil peut avoir de fortes répercussions dans les habitudes de travail des salariés. Il est nécessaire de fournir un accompagnement adapté grâce à une conduite du changement efficace, au risque de générer des résistances individuelles voire collectives. 

Quelques obstacles récurrents à la conduite du changement : 

  • absence de stratégie ;
  • absence de budget ; 
  • manque de compréhension sur les attentes ; 
  • manque d’implication et de temps ;
  • peur des réactions et des échecs ; 
  • pas de prise en compte de la culture d’entreprise.

Mise en oeuvre de la conduite du changement dans le cadre d’une transformation digitale 

☛ Choisir un prestataire de conduite du changement 

Un oeil extérieur est toujours utile, surtout pour conduire un changement interne. Un bon accompagnement est crucial pour que votre transformation digitale soit une réussite. Le prestataire peut être un cabinet de conseil ou un manager de transition spécialisé en conduite du changement. Veillez à ce que votre prestataire ait déjà de l’expérience dans des projets ou des organisations similaires. 

☛ Identifier les acteurs internes

Au sein de l’entreprise, certains salariés seront plus concernés que d’autres par le changement. Il est important de distinguer des groupes d’utilisateurs afin d’identifier leurs freins : sponsors, décideurs, managers de proximité, utilisateurs finaux, etc. Constituez un groupe d’ambassadeurs parmi les utilisateurs finaux afin de faire remonter des informations et des alertes concernant la transformation digitale. Choisissez ces ambassadeurs selon 3 critères : leur influence auprès des autres utilisateurs, leur adhésion au projet et leur volonté de libérer du temps pour ce projet. 

☛ Mener une étude d’impact

Ensuite, il vous faut mener une étude d’impact dans le but d’identifier les types de changements, les personnes impactées par ces évolutions, les répercussions dans leur quotidien, les résistances potentielles et les leviers d’actions pour créer une adhésion individuelle et collective. 

Pour analyser l’impact, il est nécessaire d’échanger directement avec les personnes impactées par la transformation digitale. Cette collecte d’informations est essentielle pour découvrir les freins éventuels et les besoins de chacun.

☛ Créer une feuille de route

Une fois l’étude d’impact menée, vous devez créer une feuille de route de conduite du changement. Elle se compose d’un plan d’actions, d’un calendrier, d’une équipe, d’un budget et d’un dispositif de mesure et de suivi. Cette feuille de route doit être validée par les acteurs du projet.

☛ Lancer la période de transition

Le projet de transformation digitale est prêt ? Vous pouvez lancer la période de transition avec une campagne de communication interne, dont le but est de sensibiliser les salariés aux enjeux de la transformation. Des ateliers de prise en main sont également intéressants pour l’utilisation de nouveaux logiciels ou outils.

☛ Accompagner les équipes

Durant la période de transition, il est indispensable d’accompagner les collaborateurs en les formant aux nouveaux outils et aux nouvelles compétences. Une acculturation est nécessaire.

☛ Terminer la période de transition

La période de transition s’achève lorsque la transformation digitale est réussie et que les équipes ont adopté ces nouvelles pratiques. Il est nécessaire d’effectuer un bilan et de recueillir l’expérience des différents acteurs. 

Solution d’accompagnement par le management de transition

Pour réussir votre transformation digitale, nous vous recommandons de faire appel à un manager de transition rompu à la conduite du changement. En effet, une ressource externe a un regard neuf sur votre entreprise grâce à son recul. Grâce à son expérience de taille, le manager de transition vous livre de précieux conseils pour vous guider dans la conduite du changement.

Le manager de transition va établir un diagnostic précis pour mettre en œuvre un plan d’actions adapté à vos besoins, en collaboration avec les équipes. Il a l’habitude d’impliquer et de fédérer des collaborateurs autour d’un projet, en levant les freins et les inquiétudes. Pendant la durée de sa mission, il mettra en place votre transformation digitale et transférera ses compétences à vos équipes. La mission s’achèvera une fois la transformation digitale réussie.