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Dans le cadre d’une mission de management de transition de 8 mois, un Directeur de Projet est intervenu au sein d’un groupe industriel afin d’accompagner la finalisation de l’externalisation du processus Purchase to Pay, couvrant notamment le traitement et le paiement des factures fournisseurs.
À la suite de la mise en place de cette nouvelle organisation, plusieurs dysfonctionnements persistaient : retards de traitement, accumulation de factures en attente, paiements en urgence et tensions avec certains fournisseurs. Ces difficultés pouvaient également avoir des conséquences sur l’approvisionnement des sites de production.
L’objectif principal de la mission était donc de fiabiliser le processus, réduire les anomalies et fluidifier les relations avec les fournisseurs tout en améliorant l’organisation et les outils associés.
Quelles ont été les principales actions menées au cours de la mission ?
La mission a débuté par un état des lieux de trois semaines, complété par des déplacements sur plusieurs sites afin d’identifier les causes des dysfonctionnements.
Un plan d’action a ensuite été défini autour de plusieurs axes :
- L’amélioration des processus et des outils, notamment du système ERP.
- La clarification des procédures et des responsabilités entre les différentes fonctions.
- L’amélioration des interactions entre les équipes impliquées dans le processus de traitement des factures.
- La formation et la sensibilisation des collaborateurs sur l’ensemble des sites concernés.
- L’accompagnement au changement afin de favoriser l’adoption des nouveaux modes de fonctionnement.
De nouveaux processus ont notamment été mis en place pour les commandes annuelles et la réception, la numérisation et la validation des factures. Un suivi régulier de la prestation a également été instauré à travers des indicateurs, des plans d’action et des points de pilotage.
Quels ont été les points de blocage et les solutions apportées ?
Le principal défi était de faire évoluer un processus impliquant de nombreux sites et plusieurs fonctions, avec des pratiques parfois différentes.
La réalisation d’un état des lieux terrain, suivie d’actions de formation et d’un pilotage régulier, a permis d’harmoniser progressivement les pratiques. Le suivi des indicateurs a également facilité l’identification des anomalies et la mise en œuvre des actions correctives.
Quels ont été les résultats obtenus ?
La mission a permis de réduire significativement les délais de traitement et le nombre de dossiers en attente.
Les principaux résultats obtenus sont les suivants :
- Réduction de la médiane de traitement, passée de 28 à 22 jours.
- Réduction du délai moyen, de 54 à 47 jours.
- Diminution des factures traitées en plus de 45 jours, de 30% à 21%.
- Réduction du nombre de workflows en attente, de 800 à 600.
Ces résultats ont permis de fluidifier le processus Purchase to Pay, de réduire les situations d’urgence et de mieux sécuriser les relations avec les fournisseurs.
Le mot du manager après sa mission
« La réussite du projet a reposé sur une approche très opérationnelle. Il fallait comprendre les difficultés rencontrées sur le terrain, identifier leurs causes et accompagner progressivement les équipes vers de nouvelles pratiques, tout en conservant un suivi précis des résultats. »
Profil de l'auteur :
Michel Lambert |
Mail : michellambert@managersenmission.com
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